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总结报告

超有用的EXCEL精益办公技巧

2017-06-19发布人:ken

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  说到Excel经常有人嗤之以鼻:不就是个电子表格吗?有什么了不起的。说这些话的人,肯定都没领会到其精髓——有些时候,Excel比钻戒还有用。

  1图表类型那么多,别只会用柱状图

  首先介绍Excel中的迷你图,让Excel中有数有图。把这样一份数图结合的表格发给他老板,相信连他一定会夸你做事认真,考虑周到。

  


  


  2表格中那么多####,我该怎么办?

  有时候,某个单元格中拥有过多内容,导致显示不全,此时单元格中便会显示“####”,看起来既没有信息量又不专业。

  在“格式”菜单中有“自动调整行高”和“自动调整列宽”两个功能,我们可以点击这两个按钮来合适地展示数据,防止出现“####”这种尴尬的内容。

  或者Ctrl+A全选该表格,在需要调整的行或者列中间双击,也可以达到同样的效果。

  3为什么我的数据全挤到一起了?

  做表格时,我们往往需要从从word文档或者其他类型的文档中复制粘贴数据后,但由于格式不对应,复制过来的数据经常会出现全部挤在一列中的情况。

  Excel中自带分列功能,专治“乱成一团”的数据:点击“数据”选项下的“分列”,按要求把数据分离即可,你会看到,你要的数据像听话的孩子一样,乖乖地跑到不同的单元格中去啦。

  


  4一秒钟变快手,全靠这些快捷键

  Excel中如果一个操作重复了三遍以上,那么就应该寻找一下有没有什么快捷键,思考一下有没有什么可以改进的地方。往小了说,Excel是这样;往大了说,学习或者生活也理应如此。

  【Ctrl+9】:隐藏选定的行。

  【Ctrl+0】:隐藏选定的列。

  【Ctrl+PgDn】:切换到右边的工作表。

  【Ctrl+PgUp】:切换回左边。

  【Ctrl+F】:显示【查找】对话框。

  【Ctrl+G】:显示【定位】对话框。

  【Ctrl+F9】:将工作簿窗口最小化为图标。

  【Ctrl+F10】:最大化或还原选定的工作簿窗口。

  【Ctrl+:】:输入当前时间。

  【Ctrl+;】:输入当前日期。

  【Shift+F2】:编辑单元格批注。

  【Shift+F3】:显示“插入函数”对话框。

  【Shift+F6】:切换到已拆分工作表中的上一个窗格。

  【Shift+F8】:可以使用箭头键将非邻近单元格或范围添加到单元格的选定范围。

  【Shift+F10】:显示选定项目的快捷菜单。

  【Shift+F11】:插入一个新工作表。

  5公式太多看花眼,找到数据来源

  当遇到公式运算比较多的报表时,我们想知道某个单元格中的数据是从哪些单元格计算来的。这个时候,选中公式结果单元格, 按快捷键Ctrl+[,就可以在excel中直接看到运算的数据源了。

  动图

  


  6这么多张表,还一个一个调格式?

  除了移动和复制,如何对N个工作表设置相同的格式呢?

  右键点击某张工作表的标签,选择“选定全部工作表”之后进行编辑,完成后再点击“取消组合工作表”就行了。

  动图

  


  7遇上数据编号,要怎么处理?

  如果我要从1编到1000,那么点击“填充”→“系列”→将“步长值”设置为1、“终止值”设置为1000即可。

  还可以按照编号需求,设定不同的值:比如,如果将这1000个数据全部标为奇数列,那么从1开始,将步长值设定为2,终止值设定为1999;偶数列的话,从2开始,终止值设定为2000。想怎么设置,就怎么设置。

  8自带截图功能,告别难用的截图软件

  在制作或者浏览表格时,我们常常要将一些关键的数据及图表截图保存。大部分人一般会使用qq、微信的截图功能或者其他截图软件,可是万一没有网络了怎么办?

  其实Excel中也自带原生截图功能。点选“插入”,正下方就是“屏幕截图”啦。这个技巧虽然简单,但是诸如断网等关键时刻,它就派上用场了。

  9好用的图形千千万,别只会用柱状图

  柱状图/条形图:

  柱状图大家平时最常见的一类图形,算是Excel中的万金油。经常用于不同数据之间的比较。

  


  折线图/面积图:

  折线图可以看出数据的变化趋势。比如,如果你是一名sales,那么比较一下自己今年四个季度的业务量,折线图就是最好的选择。

  


  


  饼图:

  饼图是能够最直观显示各个数据占比情况的图形。举个例子,我想知道自己每天用于工作、通勤、娱乐的时间,那么做一张饼图,一切就都一目了然了。

  


  雷达图:

  这种图最大的作用是比较数据的不同。当数据用雷达图展现出来的时候,能清晰地发现数据间的差异。

  


  10那些商务范儿表格,究竟怎么做?

  如果你做出了这种配色风格的图表——

  


  是不是很有大学时候excel课程练习的feel?这种表格很难立刻让老板和同事眼前一亮。

  在做表格时,我们可以遵循的原则是:首行首列颜色最深,间行间列双色分布。就像这样——

  


  选择合适的商务范儿颜色也非常重要。如果你不太擅长颜色搭配,推荐以下几种经典的配色:

  万年不出错的蓝色系列,《经济学人》风格:

  


  和谐的红蓝配,《大西洋周刊》推荐配色:

  


  明朗的红色系,出自《金融时报》:

  


  一些研究机构则喜欢用鲜艳活泼的深浅色对比,也能让人印象深刻:

  


  还觉得不够用?常用的商务配色,都在这里了,拿好不谢!

  


  11别让你做的表格,毁在最后一步

  行百里者半九十,要做就把事情做到最好。在发送前,请务必注意以下几条,妥当之后再点击发送,多花一分钟,也许就可以避免表格被“打回重改”的命运:

  将光标定位在需要他人首先阅览的单元格中,方便对方一目了然。

  如果表格过长,那么尽量冻结首行首列。

  没必要呈现的内容,建议做隐藏处理,而不是删除,这样方便下次修改。

  保持单元格内数据的字体、字号与格式一致。

  行标题、列标题请加粗,并给表格加上合适的框线。

  每天陪伴着我们职场生活的Office软件中,如果说Word是“经济适用男”,PowerPoint是“花美男”的话,那么Excel则是“全能型男神”。

  这些Excel的小技能,平时花点时间就能学会;学会了,就是一辈子的事情。


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